अभिलेख वर्गीकरण मार्गदर्शक
महाराष्ट्र शासन, सामान्य प्रशासन विभाग परिपत्रक
📜 या मार्गदर्शकाचा उद्देश काय आहे?
सरकारी कार्यालयांमध्ये कागदपत्रांचे (अभिलेख) योग्य व्यवस्थापन व्हावे, अनावश्यक कागदपत्रांचा साठा कमी व्हावा आणि महत्त्वाचे दस्तऐवज सुरक्षित राहावेत, यासाठी हे परिपत्रक मार्गदर्शक सूचना देते. यात अभिलेखांचे त्यांच्या महत्त्वाप्रमाणे वर्गीकरण कसे करावे, हे स्पष्ट केले आहे.
अभिलेख वर्गीकरण आणि जतन कालावधी
अ वर्ग (कायम)
कालावधी: अनिश्चित काळापर्यंत
ज्या फायलींमध्ये धोरणात्मक निर्णय, महत्त्वाचे आदेश, सर्वसाधारण सूचना किंवा कायमस्वरूपी महत्त्वाचे अधिनिर्णय आहेत, त्यांचा या वर्गात समावेश होतो. हे दस्तऐवज ऐतिहासिक आणि प्रशासकीय दृष्ट्या अत्यंत महत्त्वाचे असतात.
ब वर्ग
कालावधी: ३० वर्षे
'अ' वर्गाप्रमाणेच महत्त्वाच्या, परंतु काही दशकांनंतर ज्यांची संदर्भासाठी आवश्यकता असणार नाही, अशा फायलींचा यात समावेश होतो.
क वर्ग
कालावधी: ५ वर्षे
दुय्यम महत्त्वाच्या आणि ज्या फायली काही मर्यादित वर्षांपर्यंतच ठेवण्याची आवश्यकता असते, अशा फायलींचा यात समावेश होतो. उदा. सामान्य पत्रव्यवहार.
ड वर्ग
कालावधी: तात्पुरता
केवळ तात्पुरत्या स्वरूपाचे साहित्य असलेल्या फायलींचा यात समावेश होतो, ज्यांची कार्यवाही पूर्ण झाल्यावर आवश्यकता नसते.
समस्या आणि शासनाचे निर्देश
निदर्शनास आलेल्या समस्या
- अनेक महत्त्वाच्या नसलेल्या फायलींचे वर्गीकरण 'अ' किंवा 'ब' वर्गात चुकीने केले जात आहे.
- यामुळे अभिलेख कक्षांमध्ये अनावश्यक कागदपत्रांचा ढिग साचला आहे.
- 'अ' आणि 'ब' वर्गातील फायलींचे दर १० वर्षांनी आवश्यक असलेले पुनर्विलोकन (Review) केले जात नाही.
शासनाने दिलेले निर्देश
- 'अ' आणि 'ब' वर्गातील सर्व फायलींचे दर १० वर्षांनी पुनर्विलोकन करणे बंधनकारक आहे.
- पुनर्विलोकन करून ज्या फायलींची आवश्यकता नाही, त्यांना 'क' वर्गात टाकून नष्ट करण्याची कार्यवाही करावी.
- यामुळे अभिलेख कक्षात जागा उपलब्ध होईल आणि व्यवस्थापन सुधारेल.
थोडक्यात, योग्य वर्गीकरणाचे फायदे...
कार्यक्षम प्रशासन
अनावश्यक कागदपत्रांचा साठा कमी होऊन आवश्यक माहिती वेळेवर मिळते.
जागेची बचत
अभिलेख कक्षांमध्ये मोकळी जागा उपलब्ध होते आणि व्यवस्थापन सोपे होते.
पारदर्शकता वाढते
सुव्यवस्थित अभिलेखामुळे प्रशासकीय कामकाजात पारदर्शकता आणि जबाबदारी वाढते.
हा लेख उपयुक्त वाटला का?
Green Rudraksha Charitable Trust (GRC Trust) सर्वसामान्य नागरिकांच्या न्याय हक्कांसाठी आणि पर्यावरण रक्षणासाठी सातत्याने कार्यरत आहे. आमच्या उपक्रमांना हातभार लावा.